WandA is an optional assistant exclusively inside the WanderSpend mobile app. It is not a chatbot on this website. Details appear in section 6a below (English and German).

German version below / Deutsche Fassung weiter unten

Privacy Policy

1. General information

We take the protection of your personal data very seriously. This website is operated in accordance with applicable data protection laws, in particular the EU General Data Protection Regulation (GDPR).

2. Controller

WanderSpend.io [travel.track.discover]

Volker Brauer
c/o MDC Management#4722
Welserstraße 3
87463 Dietmannsried
Germany

3. Hosting (IONOS / Plesk)

This website is hosted on servers provided by IONOS SE. When you access the website, technical data may be processed automatically by the hosting provider (server log files).

These data may include:

The processing is carried out to ensure technical stability, security, and proper operation of the website. The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest).

4. Analytics (Plausible – self-hosted)

This website uses Plausible Analytics, a privacy-friendly analytics solution, operated in a self-hosted environment.

Plausible Analytics does not use cookies and does not collect any personal data. No user profiles are created and no data is shared with third parties for advertising purposes.

All data is processed in aggregated form only. The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in understanding website usage).

5. Contact form

If you contact us via the contact form or by email, the information you provide (such as your name, email address, and message) will be processed solely for the purpose of handling your request.

This data will not be shared with third parties and will be deleted once your request has been fully processed, unless legal retention obligations apply.

5a. Voluntary product surveys

WanderSpend may invite newsletter recipients to take part in a voluntary product survey. A cryptographically generated one-time invitation token is used only to verify access and prevent duplicate submissions. Only a cryptographic hash of the token is stored in the invitation record.

After submission, the invitation is marked as used. The survey answers are stored separately and contain no invitation token, name, email address, account ID or IP address. No direct technical link to the invitation or a WanderSpend account is stored with the answers. Please do not include personal or sensitive information in free-text answers.

Processing the one-time invitation and evaluating aggregated feedback serves our legitimate interest in preventing misuse and improving WanderSpend in a privacy-preserving way (Art. 6(1)(f) GDPR). Survey response data is deleted no later than twelve months after the survey closes.

6. WanderSpend Web App

When using the WanderSpend Web App, personal data may be processed to provide essential functionality such as user accounts, trip management, expense tracking, and synchronization across devices.

The processing is necessary for the performance of a contract in accordance with Art. 6(1)(b) GDPR.

6a. WandA – optional assistant in the mobile app only

WandA is available only inside the WanderSpend mobile app, not on this website. Visiting this website does not start a WandA chat or send your content to OpenAI. Local guidance and quick actions in the app do not require an OpenAI request.

AI answers and expense assistance

With your permission, online AI functions send your input through the WanderSpend API to OpenAI to answer questions about WanderSpend or interpret an expense entry. Depending on the function, this includes your message, a short relevant conversation excerpt, language, date, time zone, base currency and limited status information (such as whether a budget or expenses exist and whether you travel as a group). Technical pseudonymous safety identifiers may also be transmitted.

Your photo library, document files and complete travel records are not automatically sent to OpenAI by WandA. Information you type into the chat can, however, be included in a request. Please do not enter passwords, payment card details or unnecessary sensitive information.

Requests are made by our server, not directly by your device. We do not forward your device's IP address to OpenAI; OpenAI sees our server's connection address. Your account name, account email address, password and internal user ID are not included as account fields in the AI request. This does not exclude personal information you include in your message or the pseudonymous safety identifier described above.

Optional AI travel image

Image generation requires a separate explicit confirmation. The selected place name is sent to OpenAI with an illustration prompt; your photos, documents, expenses and chat history are not included in that image request. An image you choose to save becomes part of your local trip and can be used as a day header or photobook cover.

Your choice and storage

Optional AI processing is based on your consent (Art. 6(1)(a) GDPR). You can withdraw permission for future AI requests in your app profile and hide WandA. Withdrawal does not undo requests already sent or delete saved travel content. You can clear the local chat separately. The app removes expired chat messages after 30 days and drafts after 24 hours when its local cleanup runs.

WanderSpend processes technical usage and cost records to enforce limits and protect the service against misuse. These records are separate from chat content. This processing serves our legitimate interest in secure, reliable operation (Art. 6(1)(f) GDPR).

Our API provider under the standard terms for customers based in Germany is OpenAI Ireland Ltd., 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Ireland. The OpenAI Data Processing Addendum forms part of the API agreement. For onward transfers outside the EEA or Switzerland, it provides for EU standard contractual clauses or an applicable European Commission adequacy decision.

Sharing API inputs and outputs, feedback, and evaluation/fine-tuning data for model improvement is disabled in our OpenAI organization. OpenAI states that API data is not used for model training by default. It may retain request content for abuse monitoring, normally up to 30 days, with legal or safety exceptions. Disabling response storage for our text requests does not guarantee zero retention. Our project uses the global processing region, not an EU-only region. Processing outside the EEA may therefore occur. See the OpenAI API data controls. For questions about recipients, applicable transfer safeguards or deletion, contact the controller listed above.

7. Data recipients

Your personal data will not be sold. Data is only processed where required for the requested service (e.g. hosting, email delivery or optional OpenAI processing described in section 6a) and only under appropriate data processing agreements.

8. Your rights

You have the right to access, rectify, erase, restrict processing, object to processing, and request data portability of your personal data.

To exercise your rights, please contact us at hello [at] wanderspend [dot] io

9. Changes to this privacy policy

We may update this privacy policy from time to time to reflect legal or technical changes. The current version is always available on this page.

Datenschutzerklärung

1. Allgemeine Hinweise

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns sehr wichtig. Diese Website wird unter Beachtung der geltenden Datenschutzvorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), betrieben.

2. Verantwortlicher

WanderSpend.io [travel.track.discover]

Volker Brauer
c/o MDC Management#4722
Welserstraße 3
87463 Dietmannsried
Germany

3. Hosting (IONOS / Plesk)

Diese Website wird auf Servern der IONOS SE betrieben. Beim Zugriff auf die Website werden durch den Hosting-Anbieter automatisch technische Daten verarbeitet (Server-Logfiles).

Die Verarbeitung erfolgt zur Gewährleistung der technischen Sicherheit und Stabilität der Website. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Analyse (Plausible – selbst gehostet)

Diese Website verwendet Plausible Analytics in einer selbst gehosteten Variante.

Plausible setzt keine Cookies ein und erhebt keine personenbezogenen Daten. Es werden keine Nutzerprofile erstellt und keine Daten an Dritte zu Werbezwecken weitergegeben.

5. Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail kontaktieren, werden die von Ihnen angegebenen Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet.

Die Daten werden nach Abschluss der Bearbeitung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

5a. Freiwillige Produktumfragen

WanderSpend kann Empfängerinnen und Empfänger des Newsletters zu einer freiwilligen Produktumfrage einladen. Ein kryptografisch erzeugter, einmalig verwendbarer Einladungstoken dient ausschließlich dazu, den Zugang zu prüfen und Mehrfachantworten zu verhindern. Im Einladungsdatensatz wird nur ein kryptografischer Hash des Tokens gespeichert.

Nach dem Absenden wird die Einladung als verwendet markiert. Die Antworten werden getrennt gespeichert und enthalten weder Einladungstoken noch Namen, E-Mail-Adresse, Konto-ID oder IP-Adresse. Bei den Antworten wird keine direkte technische Verbindung zur Einladung oder zu einem WanderSpend-Konto gespeichert. Bitte tragen Sie in Freitextfelder keine persönlichen oder sensiblen Angaben ein.

Die Verarbeitung der einmaligen Einladung und die Auswertung zusammengefasster Rückmeldungen dienen unserem berechtigten Interesse, eine missbräuchliche Nutzung zu verhindern und WanderSpend datenschutzfreundlich weiterzuentwickeln (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Umfragedaten werden spätestens zwölf Monate nach Ende der Umfrage gelöscht.

6. WanderSpend Web App

Bei Nutzung der WanderSpend Web App werden personenbezogene Daten verarbeitet, um Funktionen wie Benutzerkonten, Reisen, Ausgabenverwaltung und Synchronisation bereitzustellen.

Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

6a. WandA – optionaler Assistent ausschließlich in der mobilen App

WandA steht ausschließlich innerhalb der mobilen WanderSpend-App zur Verfügung, nicht auf dieser Webseite. Ein Besuch dieser Webseite startet keinen WandA-Chat und übermittelt Ihre Inhalte nicht an OpenAI. Lokale Hilfestellungen und Schnellaktionen in der App benötigen keine OpenAI-Anfrage.

KI-Antworten und Unterstützung bei Ausgaben

Nach Ihrer Freigabe senden Online-KI-Funktionen Ihre Eingabe über die WanderSpend-API an OpenAI, um Fragen zu WanderSpend zu beantworten oder eine Ausgabeneingabe zu interpretieren. Je nach Funktion umfasst dies Ihre Nachricht, einen kurzen relevanten Gesprächsausschnitt, Sprache, Datum, Zeitzone, Basiswährung und begrenzte Statusangaben (etwa ob Budget oder Ausgaben vorhanden sind und ob es sich um eine Gruppenreise handelt). Auch technische pseudonyme Sicherheitskennungen können übermittelt werden.

Ihre Fotomediathek, Dokumentdateien und vollständigen Reisedaten werden durch WandA nicht automatisch an OpenAI gesendet. Angaben, die Sie selbst in den Chat schreiben, können jedoch Bestandteil einer Anfrage sein. Geben Sie deshalb keine Passwörter, Zahlungskartendaten oder unnötigen sensiblen Informationen ein.

Die Anfrage erfolgt durch unseren Server, nicht direkt durch Ihr Gerät. Wir leiten die IP-Adresse Ihres Geräts nicht an OpenAI weiter; OpenAI sieht die Verbindungsadresse unseres Servers. Kontoname, Konto-E-Mail-Adresse, Passwort und interne Nutzer-ID werden nicht als Kontofelder in der KI-Anfrage übermittelt. Davon zu unterscheiden sind persönliche Angaben, die Sie selbst in Ihre Nachricht aufnehmen, sowie die oben beschriebene pseudonyme Sicherheitskennung.

Optionales KI-Reisebild

Die Bildgenerierung erfordert eine gesonderte ausdrückliche Bestätigung. Der ausgewählte Ortsname wird mit einer Anweisung zur Erstellung einer Illustration an OpenAI gesendet; Ihre Fotos, Dokumente, Ausgaben und der Chatverlauf sind nicht Teil dieser Bildanfrage. Ein von Ihnen gespeichertes Bild wird Bestandteil Ihrer lokalen Reise und kann als Tages-Header oder Fotobuch-Cover dienen.

Ihre Entscheidung und Speicherung

Die optionale KI-Verarbeitung beruht auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können die Freigabe für künftige KI-Anfragen im App-Profil widerrufen und WandA ausblenden. Ein Widerruf macht bereits gesendete Anfragen nicht rückgängig und löscht keine gespeicherten Reiseinhalte. Den lokalen Chat können Sie separat löschen. Abgelaufene Chatnachrichten entfernt die App nach 30 Tagen, Entwürfe nach 24 Stunden im Rahmen ihrer lokalen Bereinigung.

WanderSpend verarbeitet technische Nutzungs- und Kostendaten zur Durchsetzung von Limits und zum Schutz vor Missbrauch. Diese Daten werden getrennt von Chatinhalten geführt. Dies dient unserem berechtigten Interesse an einem sicheren, zuverlässigen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Unser API-Anbieter nach den Standardbedingungen für Kunden mit Sitz in Deutschland ist OpenAI Ireland Ltd., 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland. Die OpenAI-Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (DPA) ist Bestandteil des API-Vertrags. Für Weiterübermittlungen außerhalb des EWR oder der Schweiz sieht sie EU-Standardvertragsklauseln oder einen anwendbaren Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vor.

Die Freigaben von API-Ein- und Ausgaben, Feedback sowie Evaluations- und Fine-Tuning-Daten zur Modellverbesserung sind in unserer OpenAI-Organisation deaktiviert. Nach Angaben von OpenAI werden API-Daten standardmäßig nicht zum Modelltraining verwendet. OpenAI kann Anfrageinhalte zur Missbrauchskontrolle üblicherweise bis zu 30 Tage aufbewahren; gesetzliche oder sicherheitsbedingte Ausnahmen sind möglich. Die deaktivierte Antwortspeicherung unserer Textanfragen garantiert keine vollständige Speicherfreiheit. Unser Projekt nutzt die globale Verarbeitungsregion, keine auf die EU beschränkte Region. Eine Verarbeitung außerhalb des EWR ist daher möglich. Weitere Informationen bieten die OpenAI-Hinweise zur API-Datenverarbeitung. Bei Fragen zu Empfängern, anwendbaren Transfergarantien oder Löschung wenden Sie sich an den oben genannten Verantwortlichen.

7. Empfänger von Daten

Personenbezogene Daten werden nicht verkauft. Dienstleister erhalten Daten, soweit dies für die angeforderte Leistung erforderlich ist (z. B. Hosting, E-Mail-Versand oder die optionale OpenAI-Verarbeitung nach Abschnitt 6a).

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch sowie Datenübertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten.

Wenden Sie sich hierzu jederzeit an: hello [at] wanderspend [dot] io

9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann bei rechtlichen oder technischen Änderungen angepasst werden. Die jeweils aktuelle Version finden Sie auf dieser Seite.